Les collaborateurs et les dirigeants engagent des dépenses professionnelles dans l’exercice de leurs fonctions. Le remboursement et la gestion de ces frais se révèlent souvent être un casse-tête pour l’entreprise. La carte affaires semble être la solution adaptée à cette problématique. Comment marche-t-elle ? Réponse ici.
Qu’est-ce qu’une carte affaires ?
Une carte affaires est un moyen de paiement professionnel. Son fonctionnement est semblable à celui d’une carte de crédit classique, à la différence qu’elle ne peut servir qu’à faire des paiements. Il n’est en effet pas possible de faire des retraits, dans un distributeur automatique bancaire, avec une carte d’affaires. Liée au compte de l’entreprise ou du salarié, elle permet à l’employé d’une entreprise de payer ses frais de repas, ses frais d’hébergement ou bien d’autres dépenses professionnelles.
Le salarié n’a plus, grâce à cette carte, besoin de faire des avances personnelles pour ses frais professionnels. En fait, des contrats de mise à disposition de fonds sur les cartes affaires sont conclus entre les entreprises et leurs partenaires financiers que sont les banques. Les bénéficiaires de ces cartes que sont les employés des entreprises peuvent donc couvrir les différents frais engagés en mission pour le compte de leur entreprise.
Les avantages d’une carte affaires
Ce bout de plastique rectangulaire a de nombreux avantages. Il permet non seulement de faire un suivi des frais professionnels, mais également de faire profiter les employés de plusieurs offres préférentielles. Comment fonctionne cette carte ?
Du suivi des frais professionnels à leur maîtrise
L’entreprise qui octroie une carte d’affaires à ses salariés, a la possibilité de définir un plafond sur chaque carte. Le collaborateur ne pourra donc pas faire des dépenses professionnelles excédant ce plafond. Cela permet à l’entreprise de maitriser davantage ses frais professionnels.
Les cartes d’affaires offrent en plus la possibilité de différer le paiement. Le remboursement des frais engagés par le biais de la carte, par l’employeur, peut donc être calqué sur la période de prélèvement sur la carte. Pour responsabiliser le collaborateur, l’entreprise a aussi la possibilité de lier son compte avec sa carte affaires.
Il y a par ailleurs la fourniture d’un relevé unique périodique qui facilite non seulement la gestion des comptes à l’entreprise, mais elle lui permet également d’avoir une meilleure vue sur les frais professionnels engagés par ses employés. La carte affaires favorise en outre la gestion automatisée des notes de frais. Les banques proposent enfin aux entreprises, en accompagnement des cartes affaires, plusieurs services comme l’assistante juridique ou médicale, les remboursements d’achats frauduleux, les garanties d’assurance liées au voyage ou aux véhicules de location, etc.
Une ode à la fidélité
Plusieurs programmes de fidélité sont en général liés à ce type de carte. Le détenteur de la carte affaires peut obtenir des points cumulables lorsqu’il fait des achats de biens ou de services professionnels. Une fois que le nombre de points définis est atteint, l’utilisateur de la carte peut bénéficier des réductions et cadeaux des partenaires de la banque. Ces avantages peuvent aller d’une réduction des frais de location d’un véhicule à un billet d’avion gratuit par exemple.
Bon à savoir sur les cartes d’affaires
L’utilisation d’une carte d’affaires règle beaucoup de problèmes, mais ne les résout pas tous. Une interface web pour la gestion de cartes affaires est souvent peu aisée et peu ergonomique. Les documents de reporting peuvent parfois être en PDF et donc nécessiter un travail préalable avant leur exploitation. En général, la modification des plafonds ne peut également se faire en ligne. Il faut contacter directement la banque à chaque fois. Ces petites insuffisances restent cependant bien faibles face aux avantages d’une carte affaires, surtout pour une grande ou moyenne entreprise qui envoie chaque année de nombreux employés en mission.