Vous avez un ou plusieurs magasins ? L’utilisation d’un logiciel de gestion de caisse est primordiale pour un commerce de détail que ce soit pour un magasin, un bar, un restaurant ou autre. Mais encore faut-il s’équiper du bon dispositif adapté à ses besoins. Aussi, pour vous aider à faire le bon choix, ce guide pratique est proposé.
Au fil des années, la caisse enregistreuse a évolué en fonction de l’avancée de la technologie, proposant ainsi plus de fonctionnalités pour les commerçants. De nos jours, ce dispositif prend la forme d’un logiciel, plus précisément un ERP (Enterprise Resource Planning) ou un PGI (Progiciel de gestion intégré). Si vous souhaitez utiliser ce type de logiciel, il convient en premier de savoir de quoi il est question.
À quoi sert un ERP de caisse magasin ?
Une caisse enregistreuse classique permet de réaliser l’encaissement et la facturation d’une commande. Avec un logiciel de caisse enregistreuse, les possibilités sont plus avancées. On distingue deux principales utilités à ce type de logiciel, correspondant à deux éléments qui le composent, à savoir : le front office et le back office.
Le front office correspond à toutes les actions classiques d’une caisse magasin comme l’encaissement et la facturation. Avec le logiciel, d’autres fonctionnalités sont proposées comme la gestion de CRM (les tickets de réduction, les comptes clients et les cartes de fidélités). Le logiciel permet de créer divers fichiers comme le fichier client, article et stock permettant de faciliter la gestion de votre boutique. Le front office permet donc de faciliter les tâches quotidiennes. Pour ce qui est du back office, il s’agit des gestions analytiques des données relatives à la vente comme la gestion de stock et de la comptabilité. Cet élément permet de disposer d’éléments analytiques comme des statistiques permettant d’analyser la productivité et d’établir des stratégies adaptées.
Pourquoi utiliser ce type de logiciel ?
Depuis 2018, la loi impose l’utilisation d’un ERP de caisse magasin pour tous les commerçants assujettis à la TVA. De ce fait, l’usage d’un logiciel caisse n’est pas seulement utile, mais indispensable. Mais outre cette obligation, il est intéressant de se demander : « quels sont les avantages ? » Un logiciel de caisse enregistreuse propose de multiples avantages pour une entreprise spécialisée dans la vente, que ce soit des magasins physiques ou une plateforme e-commerce.
Le premier avantage de l’utilisation de ce logiciel est de disposer d’une meilleure structure d’organisation au sein de l’entreprise. L’utilisation de plusieurs outils de gestion éparpille les services et rend la gestion de chacun complexe. En utilisant un seul outil, vous centralisez tous vos services pour les rendre plus simples à gérer. Cela vous permet aussi d’éviter les pertes de données. Les données sont disponibles depuis un central sécurisé, seuls les personnels autorisés disposant de login et de mot passe peuvent les consulter.
Le second avantage est la simplification des tâches. En utilisant ce logiciel, toutes les données sont automatisées, ce qui permet un traitement facile et rapide. Les différents services évitent la perte de temps en travaillant simultanément. La réactivité procurée par ce dispositif permet d’augmenter la productivité de l’entreprise. C’est valable pour la gestion de plusieurs magasins ou pour la gestion associée d’un e-commerce et d’un point de vente. En outre, la réduction du temps d’attente et la simplification des démarches vont améliorer la satisfaction client.
En dernier avantage, et non le moindre, il y a la réduction des coûts opérationnels. Toutes les opérations sont dirigées depuis un seul système centralisé. Plus besoin de faire appel à plusieurs outils générant des coûts supplémentaires.
Les points essentiels pour choisir son logiciel caisse
Voici les critères de choix essentiels pour trouver une caisse enregistreuse logiciel qui répond à vos besoins et à vos envies.
De quoi avez-vous besoin ?
Faire un état des lieux des besoins est le critère à voir en premier lieu pour trouver un logiciel adapté à votre entreprise. En sachant avec exactitude les besoins de l’entreprise, il est plus facile de déterminer le logiciel répondant à ces derniers. En pratique, tous les paramètres qui caractérisent votre entreprise sont à voir près comme la taille (PTE, PME ou Grande Entreprise). Il y a également le type de métier et le secteur d’activités. Il faut savoir que certains logiciels sont spécifiques à des activités en particulier.
Par la même occasion, il faut définir le budget que vous pouvez investir dans l’acquisition du logiciel.
Quelles sont les fonctionnalités recherchées ?
Une caisse enregistreuse logiciel peut proposer un large éventail de fonctionnalités de la gestion de stock au suivi de la production en passant par la gestion de relation client. En fonction de votre activité, certaines fonctionnalités vont s’avérer plus importantes que d’autres. Un petit magasin optera pour un logiciel permettant de gérer la vente et l’encaissement tandis qu’une grande enseigne optera pour plus de fonctionnalités (stock, comptabilité, CRM). Ainsi, il faut donc choisir un logiciel proposant tout ce qui est essentiel pour assurer la bonne gestion de votre entreprise. La rédaction d’un cahier des charges est recommandée pour lister toutes les fonctionnalités utiles.
Quel type de logiciel choisir ?
Il existe 4 catégories de logiciel de caisse enregistreuse disponible sur le marché. On cite en premier lieu les logiciels généralistes qui s’adaptent à tous les commerces que ce soit un bar, un restaurant ou un magasin. En second lieu, il y a les logiciels spécialisés qui proposent des fonctionnalités spécifiques à une activité. En troisième lieu, il y a les logiciels Open Source qui permettent de créer des fonctionnalités ou des applications. En dernier, il y a les logiciels SaaS qui sont disponibles en ligne avec un abonnement comme https://www.fastmag.fr/logiciel-de-caisse/.
Quel est le coût du logiciel caisse ?
Le rapport qualité-prix est un critère de choix décisif sur l’achat d’une caisse enregistreuse logiciel. L’erreur fatale que l’on fait en choisissant un logiciel est de penser que le coût correspond au prix d’achat. Or, il faut aussi penser sur le long terme. Prenez en compte, que peu importe, le logiciel, le coût comprend la licence, le déploiement et la maintenance du logiciel. Ajouter à cela les possibles évolutions du logiciel comme la disponibilité de nouveaux modules et mises à jour qui peuvent générer des coûts supplémentaires. Un logiciel Saas est intéressant dans ce contexte, car c’est au prestataire proposant l’abonnement qui doit s’occuper de certaines tâches générant des coûts.