La qualité de la communication par téléphone définit en partie l’image d’une entreprise. C’est la raison pour laquelle vous devez la confier à une société spécialisée et sérieuse. Mais comment alors choisir parmi les nombreuses offres qui existent sur le marché ?

L’externalisation de l’accueil téléphonique attire actuellement un grand nombre d’entreprises, qu’il s’agisse de professionnels, de petits, moyens ou grands comptes, si elles ont un peu hésité à franchir le pas avant. Cependant, pour le succès de la communication avec les cibles, il est très important de qualifier le fournisseur à qui confier la mission, comme pour tout autre projet d’externalisation.

C’est sur la fiabilité de ces derniers que repose le succès du travail. Et la question se pose : comment trouver un partenaire externe compétent et sérieux pour confier la permanence téléphonique de son entreprise ?

Qu’est-ce que l’externalisation de la permanence téléphonique ?

L’externalisation, qu’il s’agisse du secrétariat, de l’accueil et de la gestion des lignes directes ou autres, offre des avantages considérables pour une entreprise. Premièrement, l’entreprise consacre moins de temps à l’embauche et à la formation de nouveaux employés. C’est bien au prestataire, dont la permanence téléphonique est son cœur de métier, que ces tâches incombent. Le télésecrétariat de Phone-Services s’est démarqué sur le marché comme un des acteurs de référence depuis quelques années.

Ensuite, il bénéficie d’une disponibilité permanente du standard : 24h/24 et 7j/7 avec des coûts de service optimisés. Mais pour que ce projet d’externalisation de l’accueil téléphonique soit un succès, il est crucial de choisir le bon fournisseur de services. Visitez ce site pour en savoir plus sur les avantages de l’externalisation.

Les rôles des acteurs en place

Experts dans leur métier, les acteurs en place assurent en permanence la qualité de la réception des appels. Leur rôle est de protéger l’image de l’entreprise qui les engage. Le secrétariat externalisé est aussi une solution connue pour sa flexibilité, car l’entreprise est libre de choisir et d’imposer les conditions qui lui conviennent.

Selon les demandes de l’organisation, les équipes en place peuvent prendre en charge différentes fonctions : informer les interlocuteurs, les accueillir et répondre à leurs demandes, transférer les appels si nécessaire, gérer les agendas, prendre des messages, fixer des rendez-vous, identifier et qualifier les appels…. En effet, ils doivent être dignes de confiance, structurés et facilement accessibles. C’est ce qui fait un bon accueil téléphonique

Effectuez un test avant de choisir un prestataire.

Dans la mesure du possible, il est préférable de visiter les locaux du prestataire afin d’apprécier la qualité du service offert. Cela permet également de voir comment les opérateurs opèrent et répondent aux appels des clients.

De plus, en effectuant ce test, il est possible de s’assurer que le service de télésecrétariat concerné est en mesure de garantir une bonne image de l’entreprise. Il existe actuellement des fournisseurs qui permettent à ses futurs employés d’essayer leur service gratuitement pendant une semaine ou même un mois. C’est un bon signe pour découvrir des fournisseurs fiables. Voir ici pour plus d’informations.

Demander des références de votre télésecrétariat

Même si l’utilisation d’un service d’accueil téléphonique externalisé est en pleine expansion, il faut faire preuve de prudence avant de signer un contrat avec un fournisseur de services. S’il est possible d’avoir des contacts avec des entreprises qui ont déjà travaillé avec le fournisseur en question, il est plus facile de les contacter et de les interroger sur la fiabilité des services de ce dernier. Mais c’est parfois un peu difficile, car certains prestataires sont très discrets sur l’identité de leurs clients. Cependant, la proposition des quelques références est dans leur intérêt.