Généralement considéré comme un document contraignant à rédiger et fastidieux à lire, le compte rendu est un outil de communication interne très utile à chacune des entreprises. Si vous êtes chargé de la rédaction de ce document au sein de votre entreprise, en plus d’avoir un esprit de synthèse, il faut que vous sachiez quelle forme utiliser pour mieux informer vos collègues.

Les rôles de ce document

Il a pour principal objectif d’informer de manière fidèle et objective. Il consiste à témoigner et à garder une trace du passé, d’une conversation ou d’une réunion. Pour la rédaction d’un compte rendu, ne vous impliquez pas, restez neutre et contentez-vous de restituer les faits, de rapporter les paroles, etc.

Ce document est utilisé aussi bien pour relater un fait ou un événement comme une mission, un entretien, une visite, etc. que rendre compte d’une activité relative à votre secteur d’activité, à votre entreprise ou à votre service. Dans ces deux cas, vous êtes libre pour ce qui est de la construction et de la présentation de la note. Par contre, pour rapporter les propos d’une réunion, il y a une forme plus définie à suivre pour la rédaction.

En effet, le compte rendu de réunion doit faire suite à une prise de notes. Il vous faut ainsi formuler des phrases écrites à partir de ce que vous avez noté dans un contexte oral. Il s’agit d’un exercice ardu auquel il vous faut tout structurer afin de faciliter la démarche de rédaction de votre compte rendu.

Il est important de noter qu’il est aussi bien dédié à vos collègues présents qu’aux absents, tout en présentant l’avantage d’établir une synergie au sein de votre équipe. Lisez cet article pour en savoir plus. Selon la nature de votre réunion, le volume d’informations à transmettre et de la précision souhaitée, vous pouvez choisir entre les différents types de documents de synthèse.

Les différentes constructions de ce document de communication

De l’analytique au synoptique, en passant par la thématique, il se peut que les comptes rendus se présentent sous différentes formes. Si le contenu reste le même, la manière dont vous le construisez peut ajouter les éléments selon un classement net et clair.

  • Ainsi, une synthèse analytique a pour rôle de reprendre les débats en suivant un ordre chronologique. Dans ce contexte, vous devez alors mettre en l’opinion de chacun de vos collègues-participants à chacune de ses interventions. Ainsi, vous pourrez, selon les cas, soit retranscrire intégralement, soit synthétiser les propos individuels tenus ;
  • ensuite, il y a la forme synoptique qui est considérée comme un tableau à même d’établir à la fois une synthèse des décisions prises, des thématiques et des débats. Ce type de compte rendu offre en seulement trois à quatre colonnes, une vue d’ensemble de la situation tout en mettant en avant les décisions et les conclusions de chaque thème évoqué. Cliquez ici pour obtenir plus d’informations.

Surtout caractérisé par sa brièveté, il est de plus en plus utilisé au sein des entreprises en tant que préambule avant un document plus détaillé. Il s’agit ainsi d’une confirmation des points « clefs », cela peut être des dates, des personnes concernées, des actions, etc. avant la distribution de la version plus détaillée ;

  • enfin, il y a la forme thématique qui, comme son appellation le précise, est organisée par thème. Ainsi, les faits et les conséquences ayant un rapport avec le sujet traité sont mis en évidence. L’objectif de ce compte rendu en tant qu’outil de communication est d’offrir à chaque lecteur l’occasion de repérer les faits et de comprendre rapidement les points principaux des débats.